予約規定とキャンセル規定をRoomBossに設定して、代理店向けの予約確認メール全てに表示することが可能です。
キャンセル規定では以下の設定が可能です:
- 予約作成日から予約金支払期日までの仮予約期間の設定。この仮予約期間中にキャンセルされた場合にはキャンセル料金はかかりません。
- キャンセル時に予約金額の一部をキャンセル料金として支払われなければならない期日の設定。
- キャンセル時に予約金額全額のキャンセル料が発生する期日の設定。
キャンセル規定は、代理店に送信される予約確認メールに表示されます。
例えば、仮予約期間終了時までに予約金額の20％、到着・サービス開始日の60日前までに残金を支払わなければならない場合:
- 予約時に予約金と残金の請求書を作成する。
- 予約作成日から予約金支払期日まで10日間の仮予約期間があり、その期間中はキャンセル料金が発生しません。
- 予約金支払から残金支払い期日までの間にキャンセルとなった場合は予約金としてすでに支払われた20％がキャンセル料となります。
- 残金が支払われた到着・サービス開始日の60日前以降はキャンセル時に100％キャンセル料金が発生します。
キャンセルポリシーと請求書の支払期日を合わせ、請求額が期日通りに支払われることにより、規定通りのキャンセル料金を徴収することができます。
ポリシーの設定
ポリシーを設定するには:
メニュー → 商品設定→商品詳細よりポリシーのタブをクリック。
キャンセル規定（予約作成日と到着日に基づいて表示されます）かつ／またはカスタムメッセージ規定（全ての予約に同じ規定）の設定をすることができます。
キャンセル規定
キャンセル規定を設定する場合は、キャンセル規定を表示しないのチェックボックスを外して、仮予約期間（キャンセル料なしで取り消し可能な期間）を設定します。
予約作成日から到着日・サービス開始日までの期間に合わせて、仮予約期間を3パターンで設定できます。
例えば上記のスクリーンショットの例題にすると、次のような設定になります:
- 到着・サービス開始日の60日以上前に予約する場合、仮予約期間は10日間。
- 到着・サービス開始日の59～30日前までに予約する場合、仮予約期間は7日間。
- 到着・サービス開始日の30日前以降に予約する場合、仮予約期間は5日間。
ページ下部にある保存ボタンをクリックします。
カスタムメッセージで規定を入力
カスタムメッセージを表示しないのチェックボックスを外します。
日本語または英語で規定内容を入力します。
ページ下部にある保存ボタンをクリックします。
旅行代理店からの予約
代理店によっては設定されたポリシーとは異なるスケジュールで支払いを希望する場合があります。例えば、同じ代理店がシーズンを通して複数の予約を入れる場合、振込手数料などを最小限に抑えるために、複数の予約の料金をまとめて支払うことを希望するケースがあります。
このようなリクエストをどのように対応するかは、貴社と各代理店との契約・信頼状況に委ねられます。
旅行代理店契約の例
旅行代理店と宿泊施設との契約書の一例（英語）をご参照ください。ご自由にお使いいただけますが、RoomBossは、その正確性や完全性に関していかなる保証もしませんのでご了承ください。