予約を部屋割りする

部屋割り

部屋割りは、予約をどの部屋に割り当てるか決める作業のことです。部屋割り管理は、客室管理システム特有の機能になります。新規予約を作成する場合、もしくは予約を編集する際に、以下3つのオプションから選択することができます：

  1. 自動部屋割り→ システムが部屋を選択します。これは初期設定（デフォルト）になります。
  2. 手動部屋割り→ 特定の部屋を指定します。その部屋タイプにおいて、1部屋しかない予約（部屋割りのオプションは1つだけ）は、初期設定（デフォルト）で手動で割り当てられることになります。
  3. 後で決める→ 部屋割りを後回しにします。

ここで、各オプションについて順番に説明していきます。

自動部屋割り

このオプションを使用すると、数回のクリックで簡単に部屋割り作業を完了することができます。RoomBossは、今後チェックイン（到着）する予約を、指定された部屋タイプ内でAIによって部屋割りします（例えば、ツインの予約はツインの部屋に割り当てられます）。

自動部屋割りを利用すると業務時間を短縮することができます。また、以下のように状況では特に有効な役割を果たします：

  • 「予約表」のような視覚的な部屋割りカレンダー表を使用したい場合。または、チェックイン日のかなり前に部屋割りしたい場合。このような場合は、部屋移動のない予約を埋めるために、新規予約が入る度に他の予約の部屋割りを見直して調整しなければならない可能性があります。
  • お客様に特定の部屋を約束する場合。（例えば、ブティックホテルやコンドミニアムなど、オーナーが自分の部屋に滞在することが許される場合など）
    自動部屋割りを使用することで、部屋移動なしで新規予約を受け付けることが可能かどうかを瞬時に判断することができます。
  • Dual Keyの在庫がある場合。「親」部屋タイプの空室状況は、どの「子」部屋タイプが予約されているか／部屋割りされているかに付随します。方法によっては、隣接する「子」部屋タイプに割り当てができないことにより、「親」部屋タイプの事実上の空室状況が減少してしまう可能性があります。

注意：予約が自動割り当てに設定されていても、実際に「自動部屋割り機能」を実行するまで部屋は割り当てられません。

自動部屋割り機能を実行するには：

  • 部屋割り → 自動部屋割りのページを開く。
  • 必要に応じて、特定の部屋タイプに限定して割り当てる。
  • 必要に応じて、開始日を設定する。開始日より前の予約は部屋割りされません。
  • 部屋割りを実行する。

全ての予約が自動に設定されている場合、自動部屋割りは確実に成功します。手動の予約がある場合は、自動部屋割りが失敗する可能性があります。

AutoAllocCannotSucceed

画像は２つの手動で部屋割りされた予約表を表示しています。この手動予約が原因で、例えば1月16日から1月20日の新規予約が入った場合、自動部屋割りは成功しません。

 

自動部屋割りが失敗したら

自動部屋割りを実行すると部屋割りの結果（成功／失敗）が表示されます。失敗した場合は、どの部屋タイプが失敗したかが特定されます。自動部屋割りの失敗の原因を探すためには、予約表で失敗した部屋タイプの手動予約を確認する必要があります。上記の画像のように、なぜ1つの部屋に新規予約を収めることができないかは、通常簡単に明確になることが多いです。

自動部屋割りが失敗した場合の対処法の1つは、手動で割り当てられた予約を自動割り当てに変更して、再度自動部屋割りを実行することです。これが不可能な場合、新規予約は部屋移動が必要ということになります。

部屋移動が必要な場合の一番良い解決法は、新規予約を2つの部屋に分けて、どちらも自動に設定してから自動部屋割りを実行することです。例えば、上記画像のケースでは、1月16日～1月20日の新しい予約は以下のように2つの部屋に分けます：

  • 1つ目の部屋は1月16日チェックイン、1月18日チェックアウト
  • 2つ目の部屋は1月18日チェックイン、1月20日チェックアウト

ヒント：定期的に予約検索から部屋未決定の予約を検索し、部屋未決定の予約が存在する場合は、自動部屋割りを実行することをおすすめします。この方法によって、どの新規予約または変更された予約が自動部屋割りの失敗の原因となったかを判断するのが簡単になります。

手動部屋割り

手動部屋割りに設定すると、予約を特定の部屋に指定することができます。

初期設定（デフォルト）では、手動で割り当てられていない部屋のみを選択することができます。
注意：自動で予約が入っている部屋には手動で予約を入れることが可能です。この場合、以前入っていた自動の予約を他の部屋へ移動させるため、再度自動部屋割りを実行してください。

手動部屋割りでは、柔軟性を高めるために、予約した部屋タイプ以外の部屋番号を指定することも可能です。例えば、ツインを予約したお客様をデラックスツインの部屋にアップグレードさせたい場合など。ただし、間違いを避けるために、異なる部屋タイプに属する部屋番号を選択するためには、確認のためのチェックボックスをクリックする必要があります。

後で決める

部屋割りを後回しにすることができます。「後で決める」に設定した予約は予約表に表示されず、自動的に部屋割りもされません。

部屋未決定の予約を探す

部屋割りが完了していない予約があるか確認するには、予約 → 予約検索 → 部屋未決定の予約のページを開き、必要に応じて宿泊施設または日付を指定し、検索します。

 

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