このページでは、RoomBoss信託勘定モジュールの基本操作の概要を説明します。

設定

トラストアカウントの設定は、弊社RoomBossと連携して完了していただきます。勘定科目一覧の設定、オーナー契約のモデル化、清掃料金の設定(必要な場合)などを行います。

トラスト期間内の会計処理の完了(暦月の1ヶ月)

トラストの会計期間は1ヶ月ごとです。毎月開始し、仕訳入力され、期間の締め処理が行われます。締め処理後のトラスト期間を再び開始することはできません。

トラスト期間の仕訳入力は、次のように行います:

  1. 宿泊客や旅行代理店から受理した入金をトラストに移行した場合。その日付も一緒に記録されます。
  2. チェックアウト後の完了した予約をトラストに移行した場合。
  3. 期間内の請求やオーナー出金・入金に対する仕訳入力を行った場合。

1つ期間の会計処理が完了するまでの手順は、次のとおりです:

1 – 1ヶ月のトラスト期間を開始する

メニュー >> トラスト >> 設定 >> 期間

2 – 送金(一度実行すると元に戻すことはできません)

操作画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/transfer.jsf >> 入金タブ

期間内の支払済も未払い分も全てトラストに移動する必要があります。予約金として受理した全ての入金をトラストに移行されます。

受理した入金をトラストに移行することにより、予約をトラストに移行する際に、オーナーに貸方として記入された金額を受け取ることができます。そのため、パッケージの全額支払いがトラストに移行されない限り、予約をトラストに移行することはできません。

2 – 支払いを移行

操作画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/transferpayment.jsf

期間内の確定済み・未確定の支払いが全てトラストに移行されるべきです。これにより、予約に対して受け取った全てのお金がトラストシステムに移動します

支払いを移行すると、予約をトラストに移行する際にオーナーに入金されるべきお金を受け取ったことを確認できます。このため、パッケージの全ての支払いがトラストに移行されない限り、予約をトラストに移行することはできません。

3 – パッケージの確定(一度実行すると元に戻すことはできません)

操作画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/finalise.jsf >> 該当する期間を選択

全てのパッケージは、トラストへ移行される前に確定されなければなりません。確定することでパッケージは編集不可の状態にロックされ、会計処理完了後に予約及びトラストアカウントのルールに逸脱することを避けることができます。

パッケージを確定するための条件として、その予約がチェックアウトしていることや、全額入金済みであること、また、全額の入金分がトラストに移行されていることが必要になります。パッケージ内の宿泊予約に対して部屋割りが完了していることも条件となります。

4 – ハウスキーピング

RoomBossのハウスキーピングモジュールに基づいてオーナーに請求するハウスキーピング料金を計算したい場合は、予約をトラストに移行する前にハウスキーピングのタスクが設定されていなければなりません。RoomBossハウスキーピングモジュールの詳細は、次のページをご参照ください:https://help.roomboss.com/?p=2855&lang=ja

5 – 予約を移行(一度実行すると元に戻すことはできません)

操作画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/transfer.jsf >> 宿泊施設

予約をトラストへ移行する際は、適切な処理を行うことが大切です。また、オーナーとの契約が1つ以上存在する場合は、使用する契約を選択できます。承認日は当日の日付(移行日)、チェックアウト当日の日付、もしくはチェックアウトの月の最終日に設定したうえで、宿泊予約を移行することができます。

承認日は、勘定科目記入日(宿泊施設に対する収入がオーナーのものとなる日)となります。

6 – ステップ2〜5が完了すると、この期間には何も存在しないはずです:

翌月に繰り越したい予約のみがこのページに表示されます。
当月に処理したい項目がこのページにある場合は、上記の手順2〜5までを繰り返します。

7 – ステップ2〜5が完了すると、以下のページに表示される項目は、この期間内にチェックアウトするが、今後の期間に処理される予約になるはずです:

画面  >> https://app.roomboss.com/ui/trust/finalise.jsf

8 – 期間内の仕訳入力- オーナーの引落し・入金、及び電気代やガス代などの請求

オーナー出金・入金の入力画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/payments.jsf

オーナー出金は登録された後に清算。オーナー入金は入力のみが必要です。

明細の画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/bills.jsf

請求が登録された後は、施設(1件もしくは複数)に割り当てられ、清算される必要があります。

次のページでは、手動で直接入力、またはExcel形式でアップロードして一括で仕訳入力することができます。

入力画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/manual.jsf

Excelを使用した仕訳入力の一括追加については、こちらをご参照ください。

なお、借方貸方記入であるため、1つ(またはそれ以上)の口座/元帳から全て入力され、残高は0(ゼロ)でなければなりません。

9 – 締め処理前の期間であれば、仕訳入力、請求、入金の取り消しができます

操作画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/void.jsf

10 – 期間の締め処理

画面 >> https://app.roomboss.com/ui/trust/setup.jsf >> 期間

完了後は、1つの宿泊施設を所有するオーナー向けに、オーナーレポートを確認するためのリンクが次のページで表示されます。https://app.roomboss.com/ui/trust/ownerStatements.jsf

複数の宿泊施設を所有するオーナーの場合、次のページで全ての施設のレポートを確認することができます:https://app.roomboss.com/ui/trust/setup.jsf >> オーナー

また、オーナーレポートは、貴社のブランドイメージなどに合わせてカスタマイズする事も可能です。どうぞお気軽にご相談ください。