RoomBossからお客様へ自動メール

予め設定するテンプレートを使ってRoomBossからお客様へ自動的にEメールを送信することが可能です。直接予約、ポータルサイトからの予約及びOTAからの予約のお客様に自動送信されます。

RoomBossアカウントに予めHTMLテンプレートを設定しておくと、予約過程の重要な段階で（新規お問い合わせ時、入金時、キャンセル時など）、Eメールが自動送信されます。またEメールを送信する日にちを前後させることも可能です（例えば到着日の何日前など）。

この機能をオンにすると、貴社が販売者（Point of Sale）である予約が含まれる全てのパッケージの代表顧客メールアドレス／もしくは貴社の代表顧客のメールアドレスにEメールが送信されます。

以下のような場合に、貴社が販売者（Point of Sale）の予約が含まれるパッケージのお客様にEメールを送信することができます：

• 自社ホームページやポータルサイトからお問い合わせが送信された時
• Book＆Payの新規予約を受け取った時
• 未払いの請求書の支払い期日（期日前もしくは期日後に送る設定も可能です）
• 入金を受け取った時
• 予約の編集ページにあるメール送信ボタン
• パッケージの中で1番早くチェックイン／到着する日（前後にずらすことも可能です）
• パッケージの中で一番遅くチェックアウト／終了する日（前後にずらすことも可能です）
• 予約のキャンセル時

送信するEメールにはお客様の名前、予約ID、顧客イントラネットリンク、お客様が出発した後のメールの場合にはアンケートの記入フォームなどを含めることが可能です。

Eメールテンプレートの設定

Eメールテンプレートを設定するには：　メニュー → 商品設定 → リッチメッセージのページを開き、自動メールのタブをクリックします。

「どのような場合に自動メール送信するか（イベント）」と「使用言語」をドロップダウンリストから選択し、Eメールの件名と本文を入力して保存します。（実際にEメールが送信される際は、件名に予約IDが追加されます。）テンプレートの中にタグの融合やHTMLを使うことも可能です。詳細は以下をご覧ください。

プレビューボタンを押すと、メッセージのプレビューを表示することができます。

タグの融合

タグの融合を使うと、Eメールを受け取るお客様に特化した内容をEメールの中に含めることが可能になります。テンプレートには以下の5つのタグが利用できます。Eメールが送信される際、タグは実際の情報に置き換えられます：

タグ	置き換えられる実際の情報	備考
_$gfname$_	顧客のファーストネーム
_$glname$_	顧客のラストネーム
_$bookingid$_	予約ID	パッケージ内のメイン予約のID
_$blink$_	予約へのリンク	カスタマイズしている場合リンクはカスタムURLになります
_$flink$_	フィードバックへのリンク	出発後のメールの場合のみ利用してください

上記のスクリーンショットのテンプレートでは _$gfname$_ のところに顧客のファーストネームが入り、 _$blink$_ のところに顧客イントラネットリンクが入ります。

テンプレートを作成する際、画面の以下のボタンをクリックすると、テキスト内にタグを挿入することができます。

注意：タグはメールの本文のみに利用できます。件名には利用できません。

テンプレートへ独自のHTMLを追加する

独自のHTMLのEメールテンプレートをお持ちの場合は、以下のHTMLボタンをクリックして、ポップアップボックスの中にHTMLを貼り付けできます。

ここでテンプレートを追加した後、編集画面でテキストなどの追加が可能です（Eメールは最大20,000文字までとなっていて、これにはHTMLも含まれます）。また顧客イントラネットやアンケートフォームのURLを隠すためにHTMLを使うことも可能です。例えば以下のように設定すると、テキストがクリックできるようになり、そこからURLへリンクされます。

<a href=”_$blink$_”>こちらをクリック</a>

<a href=”_$flink$_”>リンクはこちら</a>

また無料のHTML編集ソフトを使って（例えばこちらやこちら（英語のみ））、テキストを編集し、RoomBossのページ内に貼り付けすることも可能です。

このページにシンプルなEメールテンプレートのサンプルを記載していますのでご自由にお使いください。

Eメール言語

顧客に言語が設定されている場合、そしてその言語にテンプレートが設定されている場合、設定されている言語でEメールが送信されます。

もし顧客の言語が設定されていなければ、Eメールは英語で送信されます。ただし例外となるのは、顧客に言語が設定されていなくても、居住国が日本に設定されている顧客には、日本語でEメールが送信されます。

• 顧客の居住国が日本に設定されている場合は、日本語のEメールテンプレートが送信されます。
• 顧客の居住国が中国に設定されている場合は、中国語（簡体）のEメールテンプレートが送信されます。

自動メールを有効にする

自動メールを有効にするには：メニュー → アカウント → アカウントの編集ページを開き、アカウントの編集ボタンをクリックします。

“自動送信メール”のボックスの中でチェックが入っているイベントにEメールが送信されます。

Eメールを送信する日にちを何日前／何日後など調整することが可能です。例えば：

• “パッケージ内の主な予約の開始日の14日前にメールを送信する”
• “パッケージ内最後の予約の出発日の10日後にメールを送信する”
• 支払い期日に関するメールの場合、マイナスの数字を設定すると何日前、プラスの数字を設定すると何日後、に設定することができます。当日に送るには0（ゼロ）と設定します。

“RoomBossのフィードバックURLを含める”にチェックを入れると、Eメールの中にこの予約に関するフィードバックを送信できるアンケートフォームが含まれます。アンケートフォームはタグの融合を使ってEメールテンプレートの中に追加できます。

Eメール送信のイベントについて

直接／ポータルサイトの新規お問い合わせ

• ホームページもしくはポータルサイトからお問い合わせが作成された後すぐにEメールが送信されます。
• 貴社アカウント内でリクエストを作成した際は送信されません。
• エージェントアカウント内でリクエストが作成された際は送信されません。

Book＆Payの新規予約を受け取った時

• 貴社ウェブサイトでBook&Payの新規予約を受けつけた後すぐにEメールが送信されます。
• 貴社アカウント内で新規予約を作成した際は送信されません。
• エージェントアカウント内で新規予約が作成された際は送信されません。

入金の受け取り

• パッケージ内の直接予約（有効、キャンセル、リクエスト、予約、ステータスに関わらず）全て、ペイパルや全旅ペイメントなどの支払い方法に関わらず、全ての予約に送信されます。Eメールは入金後すぐに送信されます。
• 貴社アカウント内から手動で入金情報を入力して処理した場合は送信されません。
• （任意）入金受領後の自動タスク作成が必要ない場合は、アカウントの編集ページで、タスクを作成する：決済システムから入金を受け取ったら「確認後、お客様へ連絡する」のチェックボックスを外します。

予約の編集ページにあるメール送信ボタン

• 予約の編集ページにあるメール送信ボタンを押すとすぐにEメールが送信されます。
• 貴社が販売者（Point of Sale）の予約のみ送信されます。

未入金の請求書

• Eメールは送信設定日の世界標準時刻15:00（日本時刻00:00）に送信されます。
• 有効な予約が含まれていないパッケージに対しては送信されません。

貴社が販売者の1番最初の予約のチェックイン／開始日（送信日の調節可）

• Eメールは送信設定日の世界標準時刻15:00（日本時刻00:00）に送信されます。
• 貴社が販売者の予約の場合のみ送信されます。

貴社が販売者の1番最後の予約のチェックアウト／出発日（送信日の調節可）

• Eメールは送信設定日の世界標準時刻15:00（日本時刻00:00）に送信されます。
• 貴社が販売者の予約の場合のみ送信されます。

予約のキャンセル

• 貴社が販売者（Point of Sale）の予約（ステータスがリクエストや社内用の場合は送信されません）がキャンセルされた後、すぐに送信されます。
• 貴社と第3者との間の予約で（例えば、ホテルがバスを予約した場合など）、第3者が予約をキャンセルした場合には、送信されません。

自動送信メールの備考

• 自動送信メールは貴社のRoomBossアカウントに設定されているEメールアドレスをBCCに入れて送信されます。
• お客様へ送信される自動送信メールの返信先は、貴社のRoomBossアカウントに設定されているEメールアドレスです。

基本Eメールのサンプル

自動メールは独自のHTMLを使ってテンプレートを作成するなど、可能な限り自由に設定できるようになっています。全てのイベントが貴社のワークフローに合わないかもしれませんが、以下に基本Eメールテンプレートのサンプルを記載しますので、ご自由にお使いください。

お問い合わせ

_$gfname$_ 様

お問い合わせをいただきまして、ありがとうございます。

ご希望のお日にちに空室がございますが、日にちによっては最低宿泊日数などの条件が適用される場合がございます。

予約担当からの返答までもうしばらくお待ちください。

入金の受け取り

_$gfname$_ 様

お支払いをいただきまして、ありがとうございます。

ご予約内容やお支払い詳細につきましてはこちらからご確認くださいませ。_$blink$_

予約の編集ページにあるメール送信のボタン

_$gfname$_様

この度はご連絡をいただきまして、ありがとうございます。

ご予約内容やお支払い詳細はこちらからご確認ください。
_$blink$_

ご質問などがございましたら、Eメールまたはお電話（0123 456789）でご連絡ください。

予約キャンセル

_$gfname$_ 様

ご予約のキャンセルを承りました。詳細はこちらからご確認いただけます。 _$blink$_

このメールは自動送信されています。万が一、誤ってキャンセルをした場合や再度ご予約をご希望の場合は、このメールに返信してお問い合わせください。

未払いの請求書

_$gfname$_ 様

このメールは自動送信されています。ご宿泊料金のお支払いが弊社で確認できませんでしたのでご連絡をさせていただきました。

なお、行き違いでご送金いただいておりました場合や弊社に事前のご連絡をいただいた場合は、ご容赦ください。

お支払いをされる場合はこちらのリンクからお願いいたします。_$blink$_

ご不明な点などがございましたら、こちらのメールにご返信ください。

到着前のメール

_$gfname$_ 様

ニセコでお会いできることを楽しみにしております。

ご予約内容につきましては、こちらからご確認いただけます。_$blink$_

ご質問などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。

出発後のメール

_$gfname$_ 様

この度は当ホテルにご宿泊いただきまして、誠にありがとうございます。

ぜひ、こちらのリンクからご感想やご意見などをお聞かせください。_$flink$_

Book & Payの予約作成時

_$gfname$_様

ご予約ありがとうございます。このお部屋は仮予約されています。予約を確定する前に、予約の詳細を確認してください。お支払いが完了していない場合は、こちらのリンクよりお支払いをお願いいたします。_$blink$_

24時間以内に支払いが行われない場合、予約は自動キャンセルとなります。また、お支払いいただいた後は、お支払い完了のご連絡を差し上げます。